Comment organiser un workshop de qualité ?

La formation continue est l’un des piliers de la réussite professionnelle. En ce sens, une entreprise qui tient à afficher une bonne image de marque fournit des moyens de formation afin que son personnel ou ses collaborateurs externes puissent actualiser leurs connaissances.

Parmi les actions concrètes, on peut citer l’organisation d’un workshop, dont la durée peut être courte mais très productive. Contrairement à une formation qui dure plusieurs jours, un atelier se déroule en une seule session qui dure généralement entre deux et quatre heures.

Les raisons d’organiser un workshop.

Alors que même lors d’une formation dans la meilleure école de communication, c’est l’enseignant qui transmet principalement les contenus à son audience, dans un workshop ce sont les participants qui établissent l’interaction, bien que guidés par un modérateur qui agit comme un leader. En d’autres termes, il existe une égalité de traitement nécessaire pour établir des liens de confiance.

En outre, dans le contexte de l’entrepreneuriat, ce type d’atelier intensif crée également un environnement très propice au brainstorming. Lors de l’organisation d’un workshop, il est très important de spécifier, de manière précise et objective, quel en sera le thème ; c’est l’un des aspects les plus importants. Il doit s’agir d’un sujet qui apporte de la valeur au public cible. Pour cela, il est conseillé d’identifier une lacune qui peut être comblée par les connaissances proposées lors de la réunion.

Comment organiser un atelier ?

En plus de spécifier le thème, il est également très important de préciser quel est l’objectif inhérent à cet atelier. Comment diffuser l’idée pour entrer en contact avec le public cible ? Par le biais des réseaux sociaux et du blog de l’entreprise, en proposant des informations détaillées sur l’événement, notamment le thème, la date, l’heure et les conditions à remplir par les participants.

Certains ateliers sont tellement spécialisés que, dans ce cas, il est essentiel que les participants aient une formation préalable pour vraiment comprendre ce qui est exposé.

Utiliser les bons outils

D’ailleurs, il est essentiel de préparer le matériel nécessaire pour offrir aux participants les informations dans un support physique de consultation afin que chaque personne intéressée puisse interagir avec les intervenants. Ce matériel peut afficher clairement le logo de l’entreprise. Pendant la session, il est conseillé d’utiliser les ressources techniques pour présenter les idées de manière attrayante, notamment des outils collaboratifs tels que Klaxoon, pour tirer le meilleur du workshop.

Estimer une durée raisonnable

En revanche, en ce qui concerne le facteur temps, il est conseillé de privilégier la qualité à la quantité d’heures. Il existe des workshops qui se déroulent de manière intensive pendant une journée. Cependant, chaque être humain a une capacité de concentration et d’attention limitée dans le contexte de l’apprentissage. Par conséquent, un atelier de trois heures, qui devrait intégrer une courte pause, peut être très bénéfique dans sa forme et son contenu.

Gérer la logistique

Une fois que vous et votre équipe avez défini les bases mentionnées ci-dessus, vous pouvez porter votre attention sur les détails. Gardez à l’esprit les besoins de vos participants pour vous aider à décider ce qui suit :

  • Lieu : avez-vous besoin d’installations avec hébergement et restauration ?
  • Transport : les participants doivent-ils se déplacer ?
  • Lieu : votre workshop événementiel aura-t-il lieu localement ou à l’étranger ?
  • Salles de conférence : nombre et taille des salles, disposition des sièges
  • Équipement : tableaux blancs, paperboards, Wi-Fi, matériel audiovisuel ou sonore
  • Contrats : ayez tout par écrit pour des services tels que la restauration ou la location de matériel
  • Inscription : comment les participants s’inscriront-ils ?
  • Photographies : l’événement sera-t-il photographié ? Comment les participants peuvent-ils acheter des copies ?
  • Papeterie : cahiers, stylos et étiquettes d’identification
  • Divertissement : y aura-t-il des dîners avec des conférenciers invités, des cérémonies de remise de prix ou des événements sociaux ?
  • Bénévoles : entrée directe ou accueil de personnes sur la journée

Penser à la location d’un groupe électrogène !

Si l’électricité est coupée pendant votre workshop évènementiel (ce qui arrive dans bien des cas), le fait de disposer d’un groupe électrogène vous permettra de vous assurer que rien (éclairage, sonorisation, etc.) ne soit interrompu pendant que vous vous efforcez de trouver une autre solution. Lorsqu’il s’agit de trouver une solution d’alimentation pour assurer le bon déroulement de votre Workshop, la location d’un groupe électrogène peut être votre meilleure option.

Les avantages de l’utilisation d’une telle option lors de votre évènement sont nombreux. Si vous avez plusieurs espaces pour votre Workshop et que vous avez besoin d’électricité mais que vous ne voulez pas utiliser de rallonges ou engager un électricien, un générateur est la solution. Un groupe électrogène alimentera simultanément les lumières, le matériel de sonorisation et d’autres appareils électroniques sur plusieurs espaces.

Comment choisir un lieu pour l’atelier ?

Il est également important de choisir un lieu qui bénéficie d’un bon éclairage naturel et d’une esthétique agréable pour organiser cette réunion. En outre, l’endroit doit également disposer du mobilier adéquat pour établir un contexte propice à la communication. L’environnement a une influence importante sur le bien-être des participants, ce point n’est donc pas un aspect superficiel et secondaire.

Mais en plus de faire connaître un Workshop par le biais des réseaux sociaux, il convient également d’envoyer des invitations personnalisées aux personnes potentielles désireuses d’apporter leur valeur à l’événement. Il ne fait aucun doute qu’un atelier, en tant que cadre de connaissances, est également nourri par le talent de tous les participants.

La personne qui anime l’atelier doit être une personne ayant une attitude de volonté envers le bien commun, une capacité d’écoute active, des compétences sociales et de leadership, de l’empathie dans les relations avec les autres, de la gentillesse et du respect. En plus, il doit également avoir une expérience pratique dans la conduite de ce type d’atelier, ainsi qu’une connaissance du sujet.