Machine à affranchir : comment ça marche

Dans le monde entier, le secteur postal a reçu un fort impact en raison des progrès technologiques. Dans ce contexte, les machines à franchiser ne sont plus seulement des équipements d’estampage et représentent une partie intégrante d’un système complexe, qui assure la gestion et le contrôle informatisé de toutes les transactions de la chaîne d’événements liés à la franchise postale. Les machines à affranchir sont conçues par des entreprises privées, et leur fonctionnement est extrêmement simple pour l’utilisateur et la facturation est entièrement automatisée.

Machin à affranchir : les principaux acteurs ?

Trois acteurs interviennent dans le fonctionnement d’une machine à affranchir :

• Bureau de poste.
• Fabricant-distributeur.
• L’utilisateur.

La poste fonctionne à plusieurs niveaux. Elle approuve les machines à affranchir conçues par les fabricants, en transmettant un avis d’autorisation chaque fois qu’un utilisateur souscrit à un contrat.

Les fabricants sont également des distributeurs de machines à affranchir. Leur objectif est de développer de nouvelles améliorations pour les machines et de les louer à leurs clients sous le contrôle de la Poste. Les équipes techniques des distributeurs tels que https://machine-affranchir.info, assurent la maintenance et, en général, également l’installation, si nécessaire.

Lors de la location d’une machine à affranchir, le client signe un double contrat : celui de la mise à disposition de la machine avec le distributeur et celui de l’affranchissement avec la Poste.

Installation rapide et facile !

Selon le type de modèle, l’installation est effectuée par l’utilisateur lui-même ou par un spécialiste. Pour une petite machine à affranchir, un kit d’installation est fourni au client. Toutefois, pour une assistance plus poussée, un support en ligne est inclus – en moins de 10 minutes, vous êtes opérationnel !

Pour une machine à affranchir classique ou plus grande, le fournisseur s’occupe de tout ! En raison de la complexité de la technologie, un technicien se déplace pour installer et mettre en service l’équipement.

Fonctionnement d’une machine à affranchir

Une machine à affranchir est connectée en permanence au serveur central de la Poste. Cette connexion se fait via l’internet de l’entreprise. Sans avoir à passer par un bureau de poste, l’affranchissement se fait directement depuis le bureau.

L’utilisation de la machine à affranchir est très simple :

• Placez l’enveloppe dans la fente.
• Attendez qu’il soit automatiquement pesé.
• Sélectionnez le tarif d’affranchissement en fonction du type d’envoi : courrier prioritaire, courrier ordinaire…
• Saisissez le code postal correspondant à l’envoi.

Il ne reste plus qu’à mettre dans la boîte aux lettres traditionnelle pour les petits volumes ou à l’apporter dans un établissement spécifié par le fournisseur pour les volumes importants. Sachez également que l’opération s’effectue facilement à partir d’un écran tactile ou d’un clavier qui permet de contrôler les frais d’expédition.

Quels sont les avantages ?

• Un compte mensuel détaillé de toutes les dépenses d’affranchissement ;
• Facture fiscale détaillée ;
• Capacité à remplir manuellement un bordereau de dépôt mensuel.

Facturation

Tous les tarifs postaux sont stockés dans la machine à affranchir et sont régulièrement mis à jour grâce à la connexion avec le serveur de la poste. A chaque affranchissement, la transaction est enregistrée en temps réel par l’administration du bureau de poste. Cela vous permet de facturer avec précision, chaque mois, tous les affranchissements effectués.